CONTROL

Controlar implica la medición y la corrección de las actividades de
los subordinados para asegurarse de que se están llevando a cabo los planes
para alcanzar los objetivos fijados por la alta gerencia.
Podemos definir el control como “un proceso administrativo a través del cual los
administradores realizan un esfuerzo sistemático orientado a comparar el
rendimiento con los estándares establecidos por las organizaciones, y estar en
capacidad de determinar si el desempeño es acorde con las normas”. 

ORGANIZACIÓN

Definición:

La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos

personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes.

En otras palabras, la organización es el diseño de una estructura formal, en donde se establecen las funciones a desempeñar y sus relaciones, la jerarquía y los niveles de autoridad, de acuerdo con las actividades y objetivos de la organización o empresa.

La organización se especifica para poder lograr la función, es decir, desarrollar de manera correcta lo planeado, de acuerdo a la estructura de el plan; se puede organizar de dos maneras:

• La organización formal que  es la configuración intencional que se hace de las diferentes tareas y responsabilidades, fijando su estructura de manera que se logren los fines establecidos. Esta organización formal supone ordenar y coordinar todas las actividades, así como los medios materiales y humanos necesarios en donde cada persona tiene una labor específica. 
• La organización informal que se conforma mediante una red de relaciones informales que se producen en el ámbito empresarial y que no han sido planificadas por la dirección ni establecidas con anterioridad.

Características de las organizaciones:

•  Tienen propósitos que  sirven para satisfacen necesidades 
• Cuentan con recursos: financieros, materiales, instrumentos, información, conocimientos
• Se basan en las Capacidades humanas de sus miembros o competencias
•  Crean sus propias reglas
• Dividen el trabajo
• Dividen el poder (autoridad – responsabilidad)
•  Pueden regenerarse y adaptarse para sobrevivir y crecer.
• Transmiten conocimiento y enriquecen al mismo
• Tienen “Administradores” que ayudan a fijar y lograr las metas

Funciones de la organización:

1. producir resultados y  objetivos
2. superar las diferencias individuales
3. ser medio para ejercer poder

Principios generales de la organización:

1. Del objetivo: todas las actividades deben relacionare con los objetivos y propósitos de la empresa
2. Especialización del trabajo de una persona debe limitarse hasta donde le sea posible
3. Jerarquía: es necesario establecer centros de autoridad para tener cuna buena comunicación necesaria para lograr los planes
4. Paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad le debe corresponder una autoridad
5. Unidad de mando: al determinar un centro de autoridad y desicion para cada función debe asignarse un solo jefe
6. Difusión: para maximizar el poder de la organización necesario publicarse y poner a disposición toda la información pertinente
7. Amplitud o tramo de control: hay un limite en cuanto al numero de subordinados que tiene que tener una unidad de mando
8. Coordinación: las utilidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio
9. Continuidad: una vez que se ha establecido la  estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

Clasificación de las organizaciones:

 su clasificación puede variar de a cuerdo a:

• su finalidad
• su localización
• su estructura
• por su objetivo
• en ocasiones por su tamaño
• tamaño
• actividad

 Organizacion: 

http://www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448146859.pdf 

PLANEACIÓN

Definición

Es fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las
determinaciones de tiempo y de número necesarios para llevarlo a cabo

Fundamentos

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén la contingencia y cambios que puede deparar el futuro, y
se establecen las medidas necesarias para afrontarlos. Los siguientes enunciados
explican la justificación de su establecimiento e importancia.

1.  Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.
2. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
3. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
4. Es la primera etapa del proceso administrativo, sin la cual es imposible continuar con otras.

Contribuciones

Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.
Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.
Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Planeación estratégica

La planeación estratégica se puede definir como el arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.

“Estrategia es la determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos” A. Chandler

Etapas:

1. Formulación de las Estrategias: incluye el desarrollo de la misión del negocio, la identificación de las oportunidades y amenazas externas a la organización, la determinación de las fuerzas y debilidades internas, el establecimiento de objetivos a largo plazo, la generación de estrategias alternativas, y la selección de estrategias específicas a llevarse a cabo.
2. Implantación de Estrategias: requiere que la empresa establezca objetivos anuales, proyecte políticas, motive empleados, y asigne recursos de manera que las estrategias formuladas se puedan llevar a cabo; incluye el desarrollo de una cultura que soporte las estrategias, la creación de una estructura organizacional efectiva, mercadotecnia, presupuestos, sistemas de información y motivación a la acción.
3. Evaluación de Estrategias: (a) revisar los factores internos y externos que fundamentan las estrategias actuales; (b) medir el desempeño, y (c) tomar acciones correctivas. Todas las estrategias están sujetas a cambio.

Planes operativos

A su vez, los programas son planes que se aplican una sola vez y que cubren una serie relativamente amplia de actividades de la organización, especificando los pasos más importantes, su orden y oportunidad así como los responsables de la aplicación encada paso.

Los proyectos pueden considerarse como partes pequeñas e independientes contenidas en los programas.
Por su parte, los presupuestos constituyen la expresión formal y cuantificada de los recursos asignados para planes, programas y proyectos específicos en un plazo temporal determinado.
Los planes permanentes hacen referencia a las actividades ya establecidas en la organización, de carácter uniforme y repetitivo. Estos planes permiten estandarizar las operaciones incrementando su eficacia y eficiencia. Un ejemplo son los procedimientos escritos que definen los procesos de trabajo llevados a cabo en una organización.
Las políticas, en cuanto definen orientaciones generales y directrices para un área, son de aplicación para los planes permanentes.

Administración por objetivos

1. Establecimiento de objetivos ubicados en el tiempo y en la organización de forma conjunta.
2. Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición
3. Los objetivos de todos los departamentos tienen una interrelación en el sentido que buscan el logro de un objetivo general.
4. Se definen planes a corto y mediano plazo, tácticos y operacionales, poniendo especialmente atención en la evaluación de los resultados
5. Ante esta evaluación, surge una retroalimentación que debe ser utilizada para revisar los planes y ajustarlos como se considere apropiado para el logro de los objetivos generales.
6. Una característica clave de la APO es la participación de la dirección, pero no sólo en dar órdenes, sino en todo el proceso.
7. Se debe apoyar de forma permanente al personal, principalmente en las etapas iniciales de la instauración de una Administración por Objetivos.

Solución de problemas y toma de decisiones

¿Qué es un problema? Como lo expresa el diccionario de la Real Academia Española, es un término de origen latino que proviene a su vez del griego y significa "lanzar hacia adelante". Los problemas nacen de un malestar, de la identificación de una dificultad o del entorpecimiento de una aspiración o necesidad.

Una de las principales acepciones de la palabra problema está ligada a la consecución de objetivos. Teniendo esto en cuenta se define como problema: todo acontecimiento o situación que se interpone entre nosotros y nuestros objetivos, dificultándolos o impidiéndolos.

Nos guste o no, la esencia de asumir responsabilidades está en tomar decisiones y la mayoría de las decisiones que debemos tomar son decisiones frente a algún grado de incertidumbre. Es decir, que aunque busquemos información y trabajemos hasta el cansancio analizando las alternativas y sus posibles resultados, no vamos a saber la consecuencia de nuestras decisiones hasta que las tomemos.
Además, no hay nada que garantice que las condiciones en las que se tomó la decisión sigan siendo las mismas, ya que estamos en un medio que cambia constantemente; aunque las que se toman sin previo análisis, al azar, están más expuestas que aquellas que siguen el proceso adecuado.